یکی از بهترین راه‌ها برای سنجش عملکرد و کارایی کسب و کارها، مقایسه خود با دیگر سازمان‌ها است؛ مقایسه با رقبا یا شرکت‌هایی که وظایف خود را به بهترین شکل ممکن انجام می‌دهند، می‌تواند به هر کسب و کاری در مسیر بهینه‌سازی و پیشرفت کمک کند. به چنین فرآیندی بنچ مارکینگ یا بهینه‌کاوری گفته می‌شود؛ در حقیقت این ابزاری استراتژیک است که باعث صرفه‌جوی در هزینه‌ها، افزایش کارایی و کشف راه‌های رسیدن به مزایای رقابتی می‌شود. اگر شما هم علاقه‌مند هستید که در خصوص بنچمارک اطلاعات بیشتری داشته باشید در اینجا ما در خصوص انواع مختلف بنچ مارک، چگونگی استفاده از آن و... صحبت خواهیم کرد.
منظور از بنچ مارکینگ Benchmarking چیست؟
بنچ مارکینگ چیست؟ این اولین پرسشی است که در این مطلب به آن پاسخ خواهیم داد. بنچ مارک کردن یا بهینه کاوی، فرآیندی است که در آن سازمان یا کسب و کاری از داده‌های مختلف برای مقایسه فعالیت‌های خود با دیگر شرکت‌ها استفاده می‌کند. معمولا سازمان‌ها بنچ مارکینگ را به منظور سنجش عملکرد خود در مقایسه با رقبا یا دیگر شرکت‌های فعال در فعالیت‌های مشابه ایجاد می‌کنند؛ گرچه، این فرآیند را می‌توان با مقایسه خود با هر سازمان با شیوه‌هایی که قصد الگوبرداری یا دریافت اطلاعات از آن را دارید نیز انجام داد.
همچنین می‌توانید بنچ مارک را برای بخش‌های مختلف کسب و کار خود همچون تیم‌ها، محصولات، خدمات، حجم فروش، درآمد و... نیز ایجاد کنید. بنچ مارکینگ استانداردهای جدیدی را به وجود می‌آورد و فرصت‌های مناسب برای تغییرات را شناسایی می‌کند. نتیجه بنچ مارکینگ ممکن است اتخاذ شیوه‌های کاری جدید، بازسازی بخش‌های مختلف، تغییر استراتژی فروش برای بهبود عملکرد و... باشد.
دلایل بنچ مارک کردن چیست؟
اما ممکن است با خود بپرسید چرا باید بنچ مارکینگ را جدی گرفت و اصلا چرا شرکت‌ها باید به بنچ مارک کردن را انجام دهند؟ دلیل اصلی بنچ مارک کردن، یافتن مناطقی است که عملکرد مجموعه شما کمتر از استانداردهای موجود در سایر سازمان‌ها قرار دارد. شناسایی این بخش‌ها برای بهبود و پیشرفت به متمرکز شدن روی زمان و منابع کمک زیادی می‌کند. همچنین بنچ مارکینگ می‌تواند به شما کمک کند که ویژگی‌های محصول خود را تغییر دهید که بتوانید در رقابت با دیگران موفق باشید یا سرویس جدید را برای کسب درصد مناسبی از بازار معرفی کنید و... . از طرف دیگر، بنچ مارک کردن می‌تواند برای یافتن بخش‌هایی که کسب و کارتان نسبت به رقبا عملکرد بهتری دارد به کار گرفته شود.
5 مزیت اصلی بنچ مارکینگ
در این بخش قصد داریم در خصوص مزایای بنچمارکینگ صحبت کنیم؛ ممکن است مزایای متعددی برای هر کسب و کار بر اساس نوع بنچ مارکی که مد نظر قرار دارد به دست بیاید که ما در ادامه به 5 مورد از مهم‌ترین این مزایا اشاره می کنیم.
تحلیل رقابت
با بررسی و کشف بخش‌هایی که می‌خواهید در کسب و کارتان بهبود بخشید و بنچ مارک عملکرد موجود خود در مقایسه با رقبا، کسب و کارتان می‌تواند آماده افزایش چند برابری کارایی باشد. استفاده از بنچ مارک برای این منظور به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که نسبت به رقبا برتری استراتژیک داشته باشد.
نظارت عملکرد
بنچ مارکینگ شامل بررسی روند‌های فعلی در داده‌ها و همچنین پیش‌بینی رونده‌های آینده بسته به هدف سازمان برای رسیدن به آن است. برای اطلاع از این که آیا در مسیر خود موفق بوده‌اید، بنچ مارک کردن باید فرآیندی مستمر باشد؛ نظارت بر عملکرد یکی از مزایای همیشگی بنچمارک است که به سازمان‌ها در بخش‌های مختلفی کمک می‌کند.
پیشرفت مداوم
علاوه بر نظارت و کنترل روی عملکرد، بهبود و پیشرفت مستمر نیز از دیگر مزایای بنچمارکینگ است. این به دلیل آن است که هدف اصلی بنچ مارک، بهبود بخشی از کسب و کار و شرکت‌ها است. این بهبود نباید تنها چیزی باشد که یک بار اتفاق می‌افتد؛ بلکه باید چیزی باشد که در طول زمان نیز قابل‌مشاهده باشد.
برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری
زمانی که بنچ مارک به اتمام می‌رسد، اهداف و معیارهای عملکرد برای بهبود وضعیت موجود مشخص می‌شوند. این اهداف، اهداف جدید و رقابتی‌تری برای شرکت به شمار می‌روند؛ اما باید قابل‌دستیابی هم باشند. اگر اهداف غیرواقعی و غیرقابل‌دستیابی باشند، تیم‌ها کاملا بی‌انگیزه شده و طبیعتا اهداف نیز به همان شکل اولیه خود بافی می‌مانند.
درک مزایای کسب و کار خود
با بنچ مارک کردن می‌توان فهمید که شرکت در حال حاضر دقیقا در کجا مسیری که قصد دارد به آن برسد قرار دارد. اگر به دنبال بهبود هر فرآیندی در سازمان خود هستید، بهینه‌کاوی روشی برای بررسی این موضوع است که چگونه می‌توان از طریق تشریح و تعیین مراحل مورد نیاز به منظور دستیابی به اهداف به موفقیت‌های بیشتری رسیده و برتر باشید.
5 نوع مختلف بنچ مارکینگ
بنچ مارک را می‌توان بر حسب اهداف و داده‌های جمع‌آوری‌شده طبقه‌بندی کرد؛ در زیر به 5 نوع مختلف و محبوب این فرآیند اشاره می‌شود.
بنچ مارک فنی
بنچ مارک فنی یا تکنیکال یکی از انواع رایج این فرآیند به شمار می‌رود. تیم‌های طراحی از این فرآیند برای ارزیابی قابلیت‌های محصول و ایجاد پیشرفت مداوم استفاده می‌کنند. فرض کنید که شما سازنده گوشی‌های هوشمند هستید؛ تیم مهندسی شما ممکن است مشخصات باتری دستگاه‌تان را با مشخصات باتری دیگر رقبا مقایسه کرده که بتوانند موبایلی با عمر باتری بسیار بهتر را روانه بازار کنند.
بنچ مارک عملکرد
با بنچ مارکینگ از نوع عملکرد، می‌توان از وضعیت سلامت کسب و کارتان باخبر شوید. این فرآیند به شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) به منظور مقایسه فعالیت‌های فعلی و با عملکرد‌های گذشته و استانداردهای صنعت نگاه می‌کند. همچنین می‌توان از این نوع بهینه‌کاوری به منظور بررسی گزارش‌های داخلی خود نیز استفاده کنید. در نهایت این بررسی به شما می‌گوید که کدام معیارهای موفقیت بیشتر با اهداف تجاری گسترده‌تر همسو هستند.
بنچ مارک رقابتی
بنچ مارکینگ از نوع رقابتی برای مقایسه مستقیم کسب و کارتان با دیگران کاربرد دارد. به عنوان مثال، اگر صاحب کافی شاپی هستید، ممکن است میزان فروش، قیمت منو، میزان رضایت مشتری و... خودتان را با کافی شاپ‌های معروف و مشهور مقایسه کنید. در حقیقت در این نوع هدف نهایی آن است که بفهمید چرا کسب و کار دیگری در حوزه فعالیت یکسان، عملکرد بهتری نسبت به شما داشته است.
بنچ مارک استراتژیک
بنچمارک استراتژیک دیگر نوع از انواع بنچمارکینگ است. این نوع بیشتر برای مشاغل غیررقابتی کاربرد دارد. در چنین بنچمارکی کسب و کارها به دنبال الگوبرداری از عملکرد و شیوه‌های مشاهده‌شده در شرکت‌های دیگر هستند. برای مثال، می‌توان کمپین‌های بازاریابی پرمخاطب برند لباسی را بررسی کنید که بتوانید دید مناسبی نسبت به بازار پیدا کنید. همچنین در این راه می‌توانید از تکنولوژی‌هایی که توسط دیگر شرکت‌ها به کار گرفته می‌شوند هم استفاده کنید.
بنچ مارک داخلی
لازم نیست که همواره سایر سازمان‌ها و شرکت‌ها را زیر ذره‌بین خود قرار دهید؛ در برخی مواقع نیز نیاز است که سازمان‌ها نیم‌نگاهی به خود هم داشته باشند. بنچمارک داخلی شکلی ارزیابی و سنجش در کسب و کارتان است. این فرآیند ممکن است در برگیرنده مواردی همچون مقایسه تیم، فرآیند خاص و... باشد.
مراحل و نحوه انجام بنچ مارکینگ
در انتهای این مطلب به معرفی چگونگی انجام و اجرای بنچ مارکینگ می‌پردازیم. برای بنچ مارک بخشی از کسب و کار خود، به داده‌های کمی نیاز دارید که عملکرد را به شکلی دقیق در آن بخش نشان دهد. علاوه بر آن، باید به داده‌های قابل‌مقایسه از رقیبان یا تجارت‌های موفق دیگر نیز دسترسی داشته باشید که معیار اصلی شما در نظر گرفته شوند. بعد از در اختیار داشتن هر دو مجموعه داده، امکان تجزیه و تحلیل داده‌ها وجود خواهد داشت. به صورت کلی 5 مرحله برای ایجاد و اجرای بنچ مارک وجود دارد که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم.
تعیین کنید قصد دارید چه چیزی را بنچ مارک کنید
فرآیند بنچ مارک زمانی که بر عنصر مشخصی از نقش، بخش یا محصول متمرکز باشد، بهترین بازدهی را خواهد داشت. پیش از انجام بنچمارک باید به صورت کامل و واضح محدوده آن را تعریف کنید؛ این شامل تعیین نوع اندازه‌گیری که محصول، خدمات یا فرآیند را به بهترین شکل تعریف می‌کند است. به عنوان صاحب کسب و کار، احتمالا در خصوص حوزه‌هایی از سازمان خود که شکست می‌خورند یا فراتر از انتظارات هستند مشکوک هستید؛ با استفاده از بنچمارک امکان اثبات این موارد با شواهد قابل‌سنجش وجود دارد.
جمع‌آوری داده‌های داخلی
مرحله بعدی نوبت به جمع‌آوری اطلاعات از درون سازمان است. این مرحله شامل تجزیه فرآیندهای داخلی برای محاسبه معیارهای عملکرد است.
به طور مثال برای رستوران‌ها این فرآیند می‌تواند به معنای سنجش زمان بین پذیرش و ثبت سفارش و تحویل غذا به میز در چندین تعطیلات آخر هفته باشد. برای اثربخشی بیشتر در این مرحله باید از ابزارها و فناوری‌های جدید و رایج استفاده کنید؛ ممکن است نظرسنجی‌ها، پلتفرم‌های مختلف مربوط به آنالیز تجارت و... در این مرحله به کار گرفته شوند.
داده‌های دیگران را جمع‌آوری کنید
در ادامه برای ایجاد بنچ مارک باید به داده‌ها و معیارهای کسب و کارهای مشابه را هم بررسی کنید. بسته به نوع بنچمارکینگ، جمع‌آوری داده‌ها ممکن است شکل‌های متفاوتی داشته باشد؛ برای بنچ مارک عملکرد، ممکن است بخواهید از گزارش‌های صنعت یا ارقام منتشر‌شده سالانه همچون بازدهی دارایی‌ها بهره ببرید. اگر هم در حال اجرای بنچ مارک استراتژیک در برابر تجارت غیرمرتبط هستید، این فرصت را دارید که مستقیما اطلاعات مورد نیازتان را دریافت کنید.
در خصوص بنچ مارک رقیبان نیز جمع‌آوری اطلاعات ارزشمند ممکن است کمی دشوار بوده و به تحقیقات اولیه بازار نیاز داشته باشد. مثلا صاحب رستوران ممکن است در ساعات اوج مصرف به عنوان مشتری از سایر رستوران‌های محل بازدید کرده که اطلاعات مشخصی را به دست بیاورد.
نظارت بر نتایج و شناسایی مشکلات
بعد از تعیین اهداف و جمع‌آوری داده‌ها، باید بنچ مارک را اجرا کنید و سپس نتایج حاصل از آن را بررسی و آنالیز کنید. در این مرحله باید معیارهای داخلی با بنچ مارک‌های صورت گرفته روی شرکت‌ها و سازمان‌های دیگر مقایسه شوند. برای این منظور می‌توانید از نرم افزارهای موجود برای این فرآیند هم استفاده کرد.
ایجاد تغییرات و نظارت بر آن
اجرای بنچ مارک زمینه‌هایی را برای بهبود نشان می‌دهد؛ اما در بیشتر شرایط به شما نمی‌گوید که چگونه این شکاف‌ها را در عملکرد سازمان برطرف کنید. از این رو، مرحله نهایی در این فرآیند، توسعه و اجرای استراتژی در پاسخ به نتایج شما است. به طور مثال اگر صاحب رستوران آن شود که سرعت خدمات پایین یکی از مشکلات اصلی مجموعه است، ممکن است لازم باشد با کارکنان بخش‌های مربوطه به منظور تجدید نظر در فرآیندها یا آموزش‌های اضافی جلساتی را داشته باشد.
یه عنوان نکته‌ای بسیار مهم باید به یاد داشته باشید که حتما نتایج تمام تغییرات انجام‌شده را ثبت و مورد بررسی دقیق قرار دهید.
جمع بندی
سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف، به خصوص در شروع فعالیت خود نیاز به بررسی همه‌جانبه و کامل وضعیت بازار و همچنین اهداف خود دارند. فرآیند بنچ مارکینگ یکی از اقداماتی است که در صورت اجرای صحیح و کامل می‌تواند دید بسیار خوبی را از وضعیت حال حاضر کسب و کارها و چگونگی موفقیت در بازار هدف ارائه کند. تمرکز اصلی این فرآیند روی مقایسه خود با دیگر برندهای مطرح و موفق بازار است و می‌تواند چگونگی ورود به این دنیای پر پیچ و خم را ترسیم کند.
مجموعه فیکا با سال‌ها تجربه و با استفاده از مهارت و تخصص کارشناسان خود، آماده هر گونه خدمت‌رسانی به کسب و کارهای محترم در زمینه‌های متفاوت است. برای کسب اطلاعات بیشتر و همچنین طرح پرسش‌های خود، می‌توانید از طریق راه‌های ارتباطی موجود با ما در تماس بوده و در سریع‌ترین زمان ممکن پاسخ پرسش‌هایتان را دریافت کنید.
